En estos encuntros participan miembros de la Dirección de Gestión Cultural, especialistas del Centro Hispanoamericano de Cultura y de la Dirección de Cooperación y Relaciones Internacionales de la Oficina del Historiador de la Habana.
En cada encuentro se coordinan las próximas acciones a realizar, se toman acuerdos y cada una de las partes se hace responsable de gestiones asociadas. Se analiza el estado de las actividades y se sugieren nuevas formas de hacerlas mejor.
Mensualmente el equipo coordinador visita talleres, para conocer las opiniones de adolescentes y talleristas, hacer consultas e impulsar propuestas sobre la base de los criterios e ideas recibidas, en aras de la participación significativa.
La comunicación con la Fundación Ciudadanía sobre todos los temas relativos a la ejecución y coordinación del proyecto se realiza de forma permanente a través de consultas y comunicaciones vía correo electrónico y en ocasiones por vía telefónica.
Durante la misión en Cuba del Presidente de la Fundación Ciudadanía, se realizó un Comité Coordinador donde se repasó el estado actual de la ejecución técnica y financiera del proyecto y se hizo una revisión de los recursos previstos para equipamiento e insumos. También se explicó el contenido de cada una de las misiones de intercambio tanto técnológico como cultural.
Las reuniones se desarrollaron en un clima de colaboración y todos los participantes manifestaron su interés por el desarrollo del proyecto y el compromiso de colaboración conjunta. Se tomaron varios acuerdos relativos al contenido de los talleres que se brindarían a los especialistas en las misiones internacionales, así como a la realización de las actividades conjuntas.
Entre las mayores fortalezas del proyecto se reconoce la comunicación permanente y fluida dentro del equipo de profesionales de las diferentes entidades de la Oficina del Historiador de la Habana, OHcH, y de Fundación Ciudadanía,comprometidas con este esfuerzo.